كيف اسوي تقرير؟
اختيار موضوع التقرير
عند الشروع في إعداد تقرير، من الضروري الإلمام بالمعايير والأسس التي يتطلبها التقرير من حيث الشكل والمحتوى.
تتوفر هذه المعايير عبر مرجع يوضح كيفية تنظيم وتنسيق الأفكار بطريقة مقبولة، وهذا يختلف باختلاف نوع التقرير والجهة الموجه إليها.
إن اختيار موضوع التقرير يعتبر من أهم العناصر التي يجب أن يعتني بها الكاتب.
ففي حال عدم وجود توجيهات صريحة حول موضوع معين، من المفيد انتقاء موضوع يكون محط اهتمام الكاتب شخصيًا، هذا سيجعل عملية الكتابة أكثر سلاسة ومتعة.
من المستحسن ألا يغرق الكاتب في تفاصيل موسعة جداً أثناء كتابة التقرير، لتجنب الخلط وفقدان التركيز على النقاط الأساسية.
التركيز على محدودية ووضوح الفكرة يساهم في إعداد تقرير محكم ومفيد.
البحث عن المعلومات
لإعداد تقرير ناجح ومحكم، من الضروري جمع المعلومات من مصادر معتمدة وموثوقة.
يجب أن يحرص الباحث على استخدام عدة مراجع في كل صفحة من صفحات التقرير وأن يدعم البحث بالدراسات الميدانية عند الضرورة.
استخدام المكتبات يعد وسيلة فعّالة لجمع المعلومات، حيث يمكن لأمناء المكتبات أن يوجهوا الباحثين نحو المصادر الصحيحة والمعلومات الدقيقة.
كما يتطلب البحث عبر الإنترنت مزيداً من الحذر، إذ يجب التأكد من مصداقية المواقع الإلكترونية.
يُفضل الاعتماد على المواقع الحكومية، والمؤسسات الرسمية، والمقالات التي يكتبها خبراء معترف بهم في المجال المطلوب.
كذلك يُنصح بالرجوع إلى تقارير سابقة مشابهة، مع التأكيد على ضرورة تدوين تفاصيل المصادر بدقة مثل اسم المؤلف، تاريخ النشر، وتوثيق أي استشهاد بالمعلومات.
أخيراً، من المهم تنظيم الأفكار والمعلومات بشكل واضح ومنطقي داخل التقرير، مع مراعاة ترتيب العناوين والمواضيع بطريقة تسهل القراءة والفهم.
كتابة المسودة المسودة
هذه صيغة مبدئية للتقرير قابلة لإجراء التغييرات والتحسينات عليها. يجب مراعاة الامتثال للمعايير المحددة من قبل الجهة التي سيُرسل إليها التقرير، بما في ذلك تنظيم حجم الخطوط وتهيئة الهوامش.
كذلك، يُطلب تضمين صفحة للعنوان وجدول بالمحتويات. من الضروري أيضًا تقديم عرض مختصر يشمل النقاط الرئيسية للتقرير، مثل الأهداف والنتائج في مقدمته.
ومن المهم أن يتضمن التقرير تفسيرات وإثباتات للبيانات المقدمة لتوضيح مصداقيتها.
مراجعة التقرير
في المرحلة النهائية لكتابة التقرير، من الضروري تنقيح محتواه بعناية والتأكد من توافقه مع المتطلبات المطلوبة.
من أجل تحقيق ذلك بفاعلية، يجب اتباع بعض الإجراءات الأساسية التي تساعد على ضمان جودة التقرير:
أولاً، يقوم الكاتب بالتحقق من خلو النص من الأخطاء الإملائية، إذ أن الأخطاء الصغيرة قد تؤثر على مصداقية التقرير.
ثانيًا، من المهم قراءة النص بأكمله من البداية حتى النهاية لفهم السياق العام والتأكد من سلاسة الانتقال بين الأفكار.
ثالثًا، يجب التأكد من أن جميع المعلومات المطلوبة قد تم ذكرها بوضوح في التقرير وأنها تتوافق مع الأهداف المحددة.
أخيرًا، يمكن الاستعانة بمراجع خارجي لينظر في النص بعين نقدية، مما يعزز فعالية التقرير ويضمن سلامة المحتوى من أي تحيز أو خطأ غير مقصود.
اتباع هذه الخطوات يجعل المراجعة أكثر فعالية ويساهم في إنتاج تقرير متكامل وشامل.
ما هي أنواع التقارير؟
يتعدد أنواع التقارير التي تُستخدم في مختلف المجالات، وعلى الرغم من عدم وجود نظام تصنيف عالمي معتمد لها، إلا أن هناك بعض الفئات المتداولة التي تفيد في فهم وتحليل هذه التقارير بشكل أفضل.
من هذه الفئات:
– التقارير التي تُكتب بأسلوب رسمي أو غير رسمي.
– التقارير التي تكون بالتفصيل الممتد أو المختصر.
– التقارير التي تهدف إلى الإعلام أو تلك التي تعتمد على التحليل.
– التقارير التي تعرض مقترحات محددة.
– التقارير التي تُقدم بشكل رأسي (متسلسل) أو جانبي (مقارن).
– التقارير الداخلية التي تبقى ضمن نطاق المؤسسة، مقابل التقارير الخارجية التي تُشارك مع جهات خارجية.
– التقارير الدورية التي تصدر بشكل منتظم (مثل التقارير الشهرية أو السنوية).
– التقارير التي تتعلق بوظائف محددة ضمن المنظمة.
هذه الفئات تسهم في تنظيم معلومات التقارير بشكل يُسهّل استيعابها واستخدامها بفعالية.
